۵ خطای کلیدی در ارسال صورتحساب الکترونیکی؛ از تطابق شناسه کالا تا پیگیری مغایرت فروش

پس از دریافت شناسه یکتای حافظه مالیاتی و ارسال نخستین صورتحساب، کنترل اطلاعات و پیگیری وضعیت صورتحساب‌ها امری ضروری است.

پس از ورود مؤدی به فرآیند صدور و ارسال صورتحساب‌های الکترونیکی، صرف ارسال صورتحساب و دریافت رسید به معنای پایان فرآیند نیست و کنترل وضعیت پردازش، تطبیق اطلاعات و پیگیری مغایرت‌ها اهمیت فراوانی دارد.

در همین راستا، چند خطای رایج در فرآیند صدور و مدیریت صورتحساب‌های الکترونیکی وجود دارد که باید مورد توجه مؤدیان قرار گیرد.

**شناسه کالا و خدمت باید با معامله مطابقت داشته باشد**

یکی از خطاهای مهم، انتخاب شناسه کالا یا خدمت نامرتبط با معامله واقعی است. شناسه انتخابی باید دقیقاً با کالا یا خدمتی که واقعاً مورد معامله قرار گرفته است، تطابق داشته باشد. پذیرفته شدن صورتحساب در سامانه، به تنهایی به معنای صحت تمام اطلاعات درج‌شده در آن نیست و مؤدی باید اطلاعات صورتحساب را نیز به دقت کنترل کند.

**رسید ارسال به معنای ثبت نهایی نیست**

دریافت رسید ارسال صورتحساب نیز نباید به‌عنوان پایان فرآیند تلقی شود. لازم است مؤدی نتیجه نهایی پردازش و وضعیت ثبت صورتحساب در سامانه را بررسی کند تا در صورت وجود هرگونه خطا، امکان پیگیری و اصلاح به‌موقع فراهم شود.

**تفکیک اصلاح، ابطال و برگشت از فروش**

یکی دیگر از موارد مهم، درک تفاوت میان صورتحساب اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش است. هر یک از این فرآیندها کاربرد مشخصی دارند و استفاده نادرست از آنها می‌تواند منجر به ایجاد مغایرت در اطلاعات مالیاتی شود. به عنوان مثال، در صورتی که شماره اقتصادی خریدار اشتباه درج شده باشد، صرف صدور صورتحساب اصلاحی راهکار مناسبی نیست و باید صورتحساب قبلی ابطال و صورتحساب جدید با اطلاعات صحیح صادر گردد.

**بررسی مغایرت فروش به‌صورت دوره‌ای**

مؤدیان باید اطلاعات فروش ثبت‌شده در سیستم مالی خود را با صورتحساب‌های ثبت‌شده در سامانه مؤدیان تطبیق دهند. در این بررسی، لازم است آثار صورتحساب‌های اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش نیز لحاظ شود. این تطبیق دوره‌ای می‌تواند به شناسایی مغایرت‌ها پیش از بروز مشکلات بعدی در فرآیندهای مالیاتی کمک شایانی نماید.

**مسئول مشخصی برای کنترل صورتحساب‌ها تعیین شود**

استفاده از خدمات نرم‌افزاری یا شرکت‌های معتمد، جایگزین مسئولیت مؤدی و تیم مالی برای کنترل اطلاعات نمی‌شود. لازم است وظایف افراد مسئول برای بررسی صورتحساب‌ها، پیگیری خطاهای ارسال و شناسایی مغایرت‌ها به طور شفاف مشخص گردد.

**چه مواردی باید در گزارش دوره‌ای بررسی شود؟**

برای کنترل مستمر فرآیند صورتحساب‌های الکترونیکی، تهیه یک گزارش دوره‌ای می‌تواند وضعیت ثبت و پردازش صورتحساب‌ها را شفاف‌تر کند. در این گزارش می‌توان مواردی از جمله تعداد و مبلغ صورتحساب‌های ارسال‌شده و ثبت‌شده، نتیجه پردازش و خطاهای ارسال، وضعیت واکنش خریدار در موارد مرتبط، مغایرت فروش با اطلاعات سامانه و همچنین موارد نیازمند اصلاح، ابطال یا برگشت از فروش را بررسی نمود.

منبع: تسنیم